Введите Ваше имя*
Введите номер Вашего телефона*
Введите текст Вашего собщения

Нажав кнопку "Отправить", я даю согласие на обработку моих персональных данных.

Заказ столиков и другие вопросы

+7 (4832) 92-22-25
8-910-237-12-92

г.Брянск, Советский район,
проспект Станке-Димитрова, д.98
Комплекс Владимир-Плаза

Главная / Статьи / 10 советов, которые помогут организовать и провести мероприятие «На ура»

10 советов, которые помогут организовать и провести мероприятие «На ура»

Организация и проведение мероприятия – задача непростая, требующая от команды большого приложения как сил, так и финансовых средств. Во время организации можно столкнуться со множеством трудностей и неожиданных вопросов. В этой статье собрано 10 советов, которые помогут избежать совершения типичных ошибок при планировании мероприятия.

1. Определение цели и формата.
Важно определить цель как можно корректнее: неверно сформулированная цель может привести организатора к лишним финансовым затратам и неудовлетворенности целевой аудитории.
В наше время можно не зацикливаться на стандартных форматах проведения, стремительно набирают популярность такие форматы как «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, «не»конференции, онлайн-события. Главное – не ошибиться с выбором. Формат события должен способствовать достижению цели мероприятия.

2. 1440 минут вашего внимания.
1440 минут – это один день, то есть минимальное количество времени, которое нужно отвести на предварительное обсуждение всего плана события. Важно продумать такие аспекты как: логистика, контент, продвижение, реклама и другое. Создайте документ, который будет доступен всей команде организаторов, чтобы каждый четко знал свои задачи и мог ознакомиться с задачами своих коллег.
Для планирования можно воспользоваться шаблонами Google или программами Asana, Trello, Podio и т.д.

3. Составить финансовый план с учетом возможных ЧП.
Организаторы, посмотрите на свой план задач и, внимательно, ничего не упустив, отразите его в бюджете. Нужно быть готовым к любым непредвиденным ситуациям и обязательно учесть их при расчете конечной суммы финансового плана мероприятия.

4. Продумать все, в том числе и мелочи.
Внимание деталям, ведь именно они, как рама на готовом полотне художника, добавят «изюминку» в ваше мероприятие и сделают его окончательно оформленным. Следует продумать и то, как будет проходить регистрация, и то, как будет одет персонал, и то, из каких блюд и закусок будет состоять фуршет.

5. Аренда помещения.
Проверять арендуемое для мероприятия помещения следует самолично, не через посредников. Ни одно событие не пройдет с успехом, если стены потрескались, а по углам притаились тараканы.
На всякий случай необходимо иметь «план В» – иное помещение, в которое, в случае чего, можно перенести мероприятие.

6. «Назначь меня ответственным за еду! Ну, пожалуйста.»
Распределение зон ответственности – пунктик немаловажный, ведь благодаря этому организация проходит легче, ключевые моменты не упускаются, а организатор может быть спокоен, потому что каждая сфера находится под контролем его коллеги.

7. Привлечение целевой аудитории.
Выбирая информационных партнеров, остановитесь на тех, кто занимается именно с той частью спектра аудитории, для которой организуется событие.
Лучше иметь немного целевых партнеров, чем пытаться рассказать о мероприятии всему свету.

8. Внимания сервису!
Важно, чтобы подобранный персонал во время мероприятия был вежлив и приветлив к вашим гостям. Сервис – это один из первых критериев, из которых складывается общее впечатление о событии.

9. Все готово? На старт… Внимание… Вперед!
Финальная проверка за сутки до мероприятия поможет не допустить ни одной ошибки в день проведения.
Следует пересмотреть такие пункты, как:

  • Извещение о том, где будет проходить мероприятие
  • Свободный ли вход
  • Приглашены ли все важные гости
  • Готовы ли печатные материалы
  • В порядке ли аппаратура, аудио-видеоконтент
  • Заказан ли фуршет и т.д.

10. «Мы вас отсюда не выпустим, пока не оставите отзыв!»
Настоятельно просите гостей события «выйти на обратную связь», либо в «Книге отзывов», либо, раздав им чек-листы с тестовым вариантом опроса. Это поможет вам в будущем учесть недочеты и исправить возможные ошибки

<<< Вернуться к списку статей
Заказать
столик